Wenn beispielsweise ein Projekt gestartet wird, sendet das System dieselbe Warnung an alle betroffenen Benutzer. Wenn jedoch eine Workflowaufgabe einem Benutzer zugewiesen wird, sendet das System eine Sondernachricht an diesen Benutzer (eine sogenannte persönliche Nachricht) und eine allgemeine Meldung an alle anderen betroffenen Benutzer.

Werden dem ausgewählten Ereignis keine persönlichen Meldungen zugeordnet, werden auf der Seite Warnungen anpassen zwei Textfelder für die Meldung angezeigt: Betreff und Textnachricht. Wenn es für das ausgewählte Ereignis spezielle und allgemeine Meldungen gibt, werden auf der Seite Warnungen anpassen vier Textfelder angezeigt: Betreff (Allgemein), Betreff (Personalisiert), Textnachricht (Allgemein) und Textnachricht (Personalisiert).