Sobre aprovações

Uma aprovação é um item ou grupo de itens que os aprovadores revisam e respondem aprovando, sugerindo alterações ou negando. Unica Marketing Operations contém dois tipos de processos de aprovação: aprovações independentes e tarefas de aprovação nos fluxos de trabalho.

O processo de aprovação é o ciclo de vida de uma aprovação. Ele é definido pelo proprietário do projeto e contém todos os detalhes sobre o que é aprovado, quem deve aprovar e quando isso deve ser feito. Geralmente, uma aprovação passa por quatro estágios: criada, enviada, ativa e concluída. O sistema notifica os aprovadores obrigatórios enviando alertas e emails. Os aprovadores podem fazer comentários ou perguntas antes de tomar uma decisão. E, quando a aprovação é concluída - quer seja aprovada ou negada - o proprietário ou o revisor da aprovação é notificado sobre os resultados.

Observe que você pode criar um processo de aprovação sem nenhum item de aprovação, e os aprovadores ainda poderão responder a esse processo.

Os seguintes status de aprovação são válidos.

Não iniciado: um proprietário cria uma aprovação, iniciando o processo de aprovação.

Em andamento: quando estiver pronta, o proprietário envia a aprovação, alterando seu status de Não iniciado para Em andamento.

Enquanto o status da aprovação for Em andamento, os aprovadores a revisam, comentam e respondem. Além disso, se a aprovação estiver vinculada a uma tarefa em um fluxo de trabalho, seu andamento será acompanhado na coluna % Concluído.

Suspenso: um proprietário pode interromper uma aprovação, se necessário, alterando o status da aprovação para Suspenso.

Cancelado: um proprietário pode cancelar a aprovação, alterando seu status para Cancelado.

Concluído: o proprietário marca a aprovação como concluída, alterando seu estado para Concluído.

O proprietário da aprovação é a pessoa que cria a aprovação. Normalmente, o proprietário tem todos os direitos associados à aprovação (como capacidade de excluí-la ou alterar seu status), apesar de que isso pode ser alterado dependendo da diretiva de segurança associada à aprovação.

O aprovador é a pessoa designada para revisar um determinado produto final e aprová-lo ou negá-lo. Há diversas formas de designar um aprovador:

adicionar a pessoa diretamente ao processo de aprovação; ou

adicionar a pessoa como um revisor do projeto. Isso pode popular automaticamente os processos de aprovação criados para o fluxo de trabalho, dependendo de como seu administrador definiu os modelos do projeto.

Um aprovador obrigatório é uma pessoa que foi designada como necessária, e não como opcional. Para que um processo de aprovação seja marcado como concluído, todos os aprovadores obrigatórios devem ter respondido a aprovação.

Uma sessão de aprovação indica quantas vezes uma aprovação foi enviada. A primeira vez que um proprietário de aprovação envia uma aprovação, temos a sessão número 1. O sistema incrementa o número da sessão cada vez que a aprovação é re-enviada.