Workflows enthalten Genehmigungen und Aufgaben.
Aufgaben sind Schritte im Workflow, bei denen der Benutzer Maßnahmen ergreifen muss. Die Aufgabe ist erst dann abgeschlossen, wenn die Aktion abgeschlossen ist.
Aufgaben sind verschiedene Datentypen zugeordnet, wie unten beschrieben.
Sie können Workflow-Aufgaben unter Überschriften gruppieren, die Phasen genannt werden. Diese Phasen unterstützen Sie bei der Organisation von Aufgaben. Sie können beispielsweise eine Phase erstellen, die alle Aufgaben umfasst, die von bestimmten Benutzern ausgeführt werden. Bei den Überschriften in Fettschrift handelt es sich um die Phasen, mit deren Hilfe die Aufgaben gruppiert werden.
Workflows enthalten folgende Datentypen.
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Tatsächliche-/Prognosedaten sind die Termine, die der Aufgabenbesitzer für das Starten und Beenden einer Aufgabe plant. Diese Daten werden festgelegt, während die Aufgabe noch aussteht. Wenn ein Mitglied mit der Aufgabe beginnt und sie abschließt, kann es die gleichen oder andere tatsächliche Daten angeben (die wirklichen Daten für den Start und den Abschluss der Aufgabe).
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Zieldaten sind Termine, die zur Festlegung des Projekt-Ablaufplans verwendet werden. In der Regel legen Sie diese zu Beginn des Projekts fest.
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Feste Daten sind festgelegte Termine, die nicht verändert werden können, auch wenn Änderungen an den Terminen der Aufgaben vorgenommen werden, von denen sie abhängen.
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Arbeitsfreie Zeit umfasst Daten, an denen gewöhnlich nicht gearbeitet wird. Das System übergeht diese Daten bei der Berechnung der Aufgabendauer. Unica Marketing Operations unterstützt derzeit systemweite arbeitsfreie Zeit für alle Aufgaben. Der Projektleiter muss bestimmen, ob einige dieser Daten außer Kraft gesetzt werden müssen. Systemadministratoren geben diese Zeiten ein und pflegen sie.
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Wochenendtermine sind Termine, mit denen Sie Arbeiten angeben, die aufgabenbasiert am Wochenende durchgeführt werden. Mithilfe der Option Planen bis für die einzelnen Aufgaben können Sie Arbeiten für einen Wochenendtag planen.
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Beim Arbeitsaufwand in Tagen handelt es sich um die Anzahl der Arbeitstage, die ein Benutzer zum Abschließen einer Aufgabe benötigt (im Unterschied zur Dauer). So können beispielsweise zum Ausführen einer Aufgabe drei Kalendertage vorgesehen sein, der Besitzer der Aufgabe benötigt aber an jedem der drei Tage lediglich einen halben Tag für die Aufgabe. Der Aufwand beträgt folglich eineinhalb Tage.
Wenn Sie eine Aufgabe bearbeiten, wird diese gesperrt, damit sie nicht gleichzeitig von anderen Benutzern bearbeitet werden kann. Wenn eine Genehmigung für eine Genehmigungsaufgabe erstellt wird, wird die Genehmigungsaufgabe zudem dauerhaft gesperrt.
Wenn ein Benutzer versucht, eine gesperrte Aufgabe zu bearbeiten, wird eine Warnmeldung angezeigt, dass die Aufgabe zurzeit verwendet wird.
Sie können Aufgaben einzelnen Teammitgliedern oder allen Teammitgliedern mit einer bestimmten Rolle zuweisen. Wenn Sie einem oder mehreren Teammitgliedern eine Aufgabe zuweisen, werden sie als Besitzer der Aufgabe angesehen.
Workflows verwenden folgende Konzepte zur Identifikation von Personen, die Arbeiten durchführen.
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Aufgabenbesitzer sind die Personen, die für die Ausführung und Verwaltung von Aufgaben zuständig sind. Bei Genehmigungsaufgaben werden diese Mitglieder die Besitzer der Genehmigung.
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Überprüfer überprüfen Genehmigungsaufgaben. Diese Mitglieder werden die Genehmiger der Genehmigung.
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Rollen werden als Verbindung zwischen den Aufgaben und Personen verwendet. Sie sind nützlich für die Zuweisung von Arbeit auf einer allgemeinen Basis. Beispielsweise kann jeder erstellte Projekttyp eine eigene Workflow-Vorlage aufweisen, und die Vorlage kann Standardrollen für bestimmte Aufgaben enthalten. Wenn Sie dann ein Projekt erstellen, sind einigen (oder allen) Aufgaben bereits Standardrollen zugeordnet.
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