Informationen zu Genehmigungen

Bei einer Genehmigung handelt es sich um ein Element bzw. eine Gruppe von Elementen zur Überprüfung. Die Überprüfer können die Elemente genehmigen oder ablehnen bzw. Änderungsvorschläge machen. Unica Marketing Operations enthält zwei verschiedene Genehmigungsprozesse: eigenständige Genehmigungen und Genehmigungsaufgaben in Workflows.

Der Genehmigungsprozess ist die Zeitspanne, innerhalb der über eine Genehmigung entschieden wird. Der Prozess wird vom Projektbesitzer eingerichtet, und er umfasst sämtliche Details zu der Frage, was von welchen Personen und zu welchem Zeitpunkt genehmigt werden soll. In der Regel durchläuft eine Genehmigung vier Phasen: sie wird erstellt, übermittelt, bearbeitet und abgeschlossen. Das System benachrichtigt die erforderlichen Genehmiger durch das Senden von Warnungen und E-Mails. Die Genehmiger können Kommentare oder Fragen abgeben, bevor sie eine Entscheidung treffen. Nachdem die Genehmigung abgeschlossen ist (entweder genehmigt oder abgelehnt), wird der Genehmigungsbesitzer oder der Überprüfer über das Ergebnis benachrichtigt.

Sie können einen Genehmigungsprozess ohne Genehmigungselemente erstellen, der trotzdem von den Genehmigern bearbeitet werden kann.

Folgende Statustypen für Genehmigungen sind möglich.

Nicht gestartet: Ein Besitzer erstellt eine Genehmigung und beginnt damit den Genehmigungsprozess.

Wird ausgeführt: Sobald die Genehmigung vom Projektbesitzer übermittelt wird, ändert sich der Status von Nicht gestartet in Wird ausgeführt.

Der Genehmigungsstatus lautet Wird ausgeführt, solange sich die Genehmigung zur Überprüfung, Kommentierung und Entscheidung beim Genehmiger befindet. Wenn die Genehmigung mit einer Aufgabe im Workflow verknüpft ist, wird der Fortschritt in der Spalte % vollständig angezeigt.

In Warteschleife: Projektbesitzer können eine Genehmigung bei Bedarf anhalten, indem sie sie in den Status In Warteschleife versetzen.

Abgebrochen: Projektbesitzer können die Genehmigung abbrechen, indem sie den Status in Abgebrochen ändern.

Beendet: Projektbesitzer beenden den Genehmigungsprozess, indem sie den Status in Beendet ändern.

Der Ersteller der Genehmigung wird als Genehmigungsbesitzer bezeichnet. In der Regel verfügt der Besitzer über sämtliche Berechtigungen, die er im Zusammenhang mit der Genehmigung benötigt (z. B. das Löschen der Genehmigung bzw. die Änderung des Status). Dies kann jedoch in Abhängigkeit von der Sicherheitsrichtlinie für die Genehmigung geändert werden.

Der Genehmiger ist die Person, die ein bestimmtes Element prüft und anschließend genehmigt oder ablehnt. Genehmiger können auf verschiedene Weise festgelegt werden:

Direktes Hinzufügen der Person zum Genehmigungsprozess

Hinzufügen der Person zum Projekt als Überprüfer (je nach Konfiguration der Projektvorlagen durch den Administrator werden hierdurch Genehmigungsprozesse, die aus dem Workflow heraus erstellt wurden, automatisch vorgegeben)

Ein erforderlicher Genehmiger ist ein Genehmiger, der im Gegensatz zu einem optionalen Genehmiger den Genehmigungsantrag überprüfen muss. Ein Genehmigungsprozess ist erst dann abgeschlossen, wenn alle erforderlichen Genehmiger ihn abschließend bearbeitet haben.

Aus der Genehmigungsrunde geht hervor, wie häufig eine Genehmigung versendet wurde. Diese Zahl lautet 1, wenn ein Genehmigungsbesitzer eine Genehmigung versendet. Die Zahl wird automatisch um 1 erhöht, wenn die Genehmigung erneut gesendet wird.