Un'approvazione è un elemento o gruppo di elementi verificati dai responsabili dell'approvazione, i quali rispondono tramite approvazione, suggerimenti per modifiche o rifiuto. Il processo di approvazione si assicura che le persone giuste visualizzino e si disconnettano dal contenuto, dai creativi e dagli oggetti di marketing.
Il processo di approvazione è il ciclo di vita di un'approvazione. Esso è configurato da un proprietario di progetto e contiene tutti i dettagli sugli elementi da approvare, la persona incaricata dell'approvazione e la data di approvazione. In genere, un'approvazione passa attraverso quattro fasi: creazione, invio, attivazione e completamento. Il sistema procede a inviare la notifica ai responsabili dell'approvazione obbligatori, tramite avvisi ed email. I responsabili dell'approvazione possono presentare commenti o domande prima di prendere una decisione. Una volta completata l'approvazione (sia che venga approvata, sia che venga rifiutata), il proprietario o il revisore riceveranno la notifica dei risultati.
Il proprietario dell'approvazione è la persona che ha creato l'approvazione. In genere, il proprietario dispone di tutte le funzioni associate all'approvazione (tra cui la possibilità di eliminarla o modificarne lo stato). Tuttavia, tale serie di funzioni può variare in funzione della politica di sicurezza associata all'approvazione.
Un responsabile dell'approvazione è la persona designata alla revisione di un particolare risultato finale e alla conseguente approvazione o rifiuto. Un responsabile dell'approvazione può essere designato in diversi modi:
Un turno di approvazione indica la frequenza con cui un'approvazione viene inviata. Il primo inoltro di un'approvazione da parte di un proprietario viene indicato con il numero 1. Il sistema passa ad incrementare il numero di turno a ogni nuovo invio dell'approvazione.
Quando l'approvazione è in stato In corso, i responsabili dell'approvazione la verificano, la commentano e rispondono ad essa. Inoltre, se l'approvazione è collegata ad un'attività del flusso di lavoro, il relativo avanzamento viene visualizzato nella colonna % completamento.
