So bearbeiten Sie ein Workflowarbeitsblatt

Wenn Sie ein Projekt erstellen, werden Informationen von einem Assistenten erfasst, der auf der von Ihnen ausgewählten Vorlage basiert. Wenn Sie die Assistentenseiten ausfüllen, können Sie den Standardworkflow anpassen, den die Projektvorlage bereitstellt.

Neben Projektvorlagen, die Workflowaufgaben und -werte enthalten können, kann Ihre Installation auch eine Reihe von Workflowvorlagen verwalten. Workflowvorlagen sind von Projektvorlagen unabhängige Vorlagenkomponenten. Befindet sich ein Projekt im Status Nicht gestartet, können Sie bewerten, ob der von der Projektvorlage bereitgestellte Workflow zweckentsprechend ist oder ob eine andere Workflowvorlage einen besseren Ausgangspunkt bietet. Weitere Informationen zu Workflowvorlagen finden Sie im Marketing Operations-Administratorhandbuch.

Die Möglichkeit zur Anpassung von Workflows, die von Vorlagen bereitgestellt werden, richtet sich nach Ihren Benutzerberechtigungen. Wenn die Symbolleistensymbole inaktiviert oder die Werte schreibgeschützt sind, verfügen Sie nicht über die entsprechenden Berechtigungen zum Bearbeiten des Workflows.

1.	Öffnen Sie das neue Projekt und klicken Sie auf die Registerkarte "Workflow".

Der Workflow wird entsprechend seiner Vorgabe durch die Vorlage angezeigt.

2.	Klicken Sie auf Bearbeiten ().

Das Arbeitsblatt wird im Bearbeitungsmodus angezeigt. Weitere Informationen zu den Optionen in diesem Modus finden Sie unter Informationen zur Symbolleiste "Bearbeitungsmodus".

3.	Klicken Sie zum Ersetzen aller Zeilen und Werte im Arbeitsblatt durch Daten aus einer zuvor definierten Workflowvorlage (wenn das Projekt den Status "Nicht gestartet" hat), auf Extras > Importieren und Workflow speichern.

Daraufhin wird eine Warnung angezeigt, die darauf hinweist, dass dieser Vorgang den aktuellen Workflow löscht. Klicken Sie auf OK, wählen Sie die Workflowvorlage aus und klicken Sie auf Importieren.

4.	Wenn Sie die Standardnamen für Aufgaben und Stufen in spezifischere Namen ändern möchten, klicken Sie zum Bearbeiten in die Zellen in der ersten Spalte. Sie können auch die Taskabhängigkeiten ändern.

Weitere Informationen zu Abhängigkeiten finden Sie unter Verwalten von Aufgabenabhängigkeiten.

5.	Zeilen bei Bedarf zum Arbeitsblatt hinzufügen: Klicken Sie auf Zeile hinzufügen () und wählen Sie dann Aufgabe, Genehmigung oder Phase aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Phasen oder Aufgaben.

6.	Abhängig davon, wie Sie den Zeitplan verwenden möchten, geben Sie die Zieltermine oder Prognosetermine/Ist-Daten für die Aufgaben ein.

Für eine Aufgabe können Sie Startdatum, Enddatum sowie Angaben zur Dauer eingeben. Wenn Sie zwei dieser beiden Werte eingeben, berechnet das System den dritten Wert automatisch. Wenn Sie beispielsweise ein angestrebtes Start- und Enddatum eingeben, wird die Dauer automatisch vom System berechnet.

Wenn die Spalte "Planen bis" die Arbeitstage für eine Aufgabe anzeigt, können Sie ein beliebiges Datum als Start- oder Enddatum eingeben. Wenn für den Zeitplan einer Aufgabe Wochenenden nicht berücksichtigt werden sollen, können Sie beispielsweise dennoch Sonntag als Enddatum auswählen.

7.	Um eine Aufgabe als Meilenstein festzulegen, beispielsweise als Abgabedatum, klicken Sie auf die Spalte Meilensteintyp und wählen Sie aus der Liste einen Meilenstein aus.

Ihr Administrator legt die Meilensteinoptionen in dieser Liste fest.

8.	Wählen Sie Mitglieder oder Rollen, denen die Aufgabe zugewiesen werden soll, in denMitglieder- und Mitgliederrollen-Spalten oder in den Prüfer- und Prüferrollen-Spalten aus.

Weitere Informationen finden Sie unter So fügen Sie Rollen und Mitglieder zu Aufgaben hinzu.

9.	Führen Sie im Arbeitsblatt weitere Auswahlen und Eingaben für den Workflow Ihres Projekts aus. Weitere Informationen finden Sie in den übrigen Abschnitten dieses Kapitels.

10.	Geben Sie Anweisungen oder Anmerkungen zu einer Aufgabe in die Spalte Hinweise ein.

11.	Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Informationen zur Symbolleiste "Bearbeitungsmodus"

Hinzufügen von Phasen oder Aufgaben

Informationen zu Spalten im Workflowarbeitsblatt

So ändern Sie den Status einer Aufgabe