Wenn beispielsweise ein Projekt gestartet wird, sendet das System denselben Alert an alle betroffenen Benutzer. Wenn jedoch eine Workflowaufgabe einem Benutzer zugewiesen wird, sendet das System eine Sondernachricht an diesen Benutzer (eine sogenannte persönliche Nachricht) und eine allgemeine Nachricht an alle anderen betroffenen Benutzer.

Werden dem ausgewählten Ereignis keine persönlichen Nachrichten zugeordnet, werden auf der Seite Alerts anpassen zwei Textfelder für die Nachricht angezeigt: Betreff und Hauptteilnachricht. Wenn es für das ausgewählte Ereignis spezielle und allgemeine Nachrichten gibt, werden auf der Seite Alerts anpassen vier Textfelder angezeigt: Betreff (Allgemein), Betreff (Personalisiert), Hauptteilnachricht (Allgemein) und Hauptteilnachricht (Personalisiert).