Les workflows contiennent des approbations et des tâches.
Les tâches sont des étapes dans le workflow durant lesquelles l'utilisateur doit effectuer une action. La tâche n’est pas achevée tant que l’action n’est pas terminée.
Plusieurs types de données sont associés aux tâches.
Vous pouvez regrouper des tâches du workflow sous des en-têtes appelés phases. Ces phases vous aident à organiser les tâches. Par exemple, vous pouvez créer une phase durant laquelle toutes les tâches sont effectuées par des utilisateurs spécifiques. Les phases sont les en-têtes affichés en gras. Elles regroupent les tâches.
Les workflows contiennent les types de date suivants.
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Les dates réelles/prévisionnelles correspondent aux dates de début et de fin d’une tâche prévues par le propriétaire de la tâche. Ces dates sont spécifiées lorsque la tâche est toujours en cours. Lorsqu’un membre démarre et termine une tâche, il peut spécifier des dates réelles identiques ou différentes (les dates réelles de début et de fin de la tâche).
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Les dates prévues sont les dates utilisées pour la planification du calendrier. En général, elles sont définies au début du projet.
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Les dates bloquées ne peuvent pas être modifiées, même si les dates des tâches dont elles dépendent sont modifiées.
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La période non ouvrable correspond aux dates auxquelles les personnes ne travaillent pas, si bien que le système ignore ces dates lors du calcul de la durée des tâches. Actuellement, Unica Marketing Operations prend en charge la période non ouvrable à l’échelle du système qui s’applique à l’ensemble des tâches. C'est le chef de projet qui détermine le remplacement de ces dates si nécessaire. Les administrateurs système saisissent et gèrent ces dates.
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Les dates de week-end sont des dates qui permettent de spécifier le travail effectué le week-end pour chaque tâche. Pour planifier du travail le week-end, utilisez l’option Jours travaillés de chaque tâche.
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Jours d’effort de travail (par opposition à la durée) nécessaires à un utilisateur pour terminer une tâche. Par exemple, il est possible que trois jours du calendrier aient été nécessaires pour terminer une tâche, mais que le propriétaire n’y ait consacré qu’une demi-journée chacun de ces trois jours. L’effort est donc de 1,5 jour.
Lorsque vous modifiez une tâche, celle-ci est verrouillée afin qu’aucun autre utilisateur ne puisse la modifier simultanément. En outre, lorsqu’un utilisateur crée une approbation à partir d’une tâche d’approbation, cette dernière est verrouillée de façon permanente.
Lorsqu’une autre personne tente de modifier une tâche verrouillée, elle reçoit un message d’avertissement lui expliquant que la tâche est en cours d’utilisation.
Vous pouvez affecter des tâches à des membres d’une équipe ou à tous les membres d’un rôle donné. Lorsque vous affectez une tâche à un ou plusieurs membres d’une équipe, ils sont considérés comme propriétaires de la tâche.
Les workflows utilisent les concepts suivants pour identifier les personnes qui effectuent le travail.
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Les propriétaires de la tâche sont les personnes responsables de l’exécution ou de la gestion de tâches. Pour les tâches d’approbation, ces membres deviennent les propriétaires de l’approbation.
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Les réviseurs sont les réviseurs des tâches d’approbation. Ils deviennent les approbateurs de l’approbation.
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Les rôles sont utilisés comme passerelles entre les tâches et les personnes. Ils sont utiles pour l’affectation de travail de manière général. Par exemple, chaque type de projet que vous créez peut disposer de son propre modèle de workflow. Ce modèle peut contenir des rôles standard pour certaines tâches. Ainsi, lorsque vous créez un projet, certaines tâches (ou toutes) ont déjà un rôle par défaut qui leur est associé.
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