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Lorsque vous ajoutez un document, le système affiche la page Nouveau document.

Champ	Description
Nom du document	Saisissez un nom explicite pour le document.
Description	Saisissez une brève description du document.
Propriétaires	Cliquez sur Ajouter/supprimer des membres pour utiliser la fenêtre Sélectionner des propriétaires afin de spécifier des propriétaires de documents supplémentaires.
Code du document	Pour ajouter manuellement un code de document, désélectionnez la case à cocher Générer auto. à l’enregistrement. Saisissez ensuite un code pour le document. Il peut s’agir d’une chaîne alphanumérique quelconque. Si vous souhaitez qu’Unica Marketing Operations crée automatiquement le code du document, laissez la case Générer auto. à l’enregistrement sélectionnée. Vous pouvez configurer Unica Marketing Operations pour qu’il génère un code selon un algorithme spécifié par votre administrateur.
Mots-clés	Saisissez les mots-clés souhaités pour le document, en les séparant par des virgules. Lorsque les utilisateurs effectuent une recherche en utilisant ces mots-clés, Unica Marketing Operations inclut ce document dans les résultats de la recherche.
Instructions d’utilisation	Saisissez des instructions pour l'utilisation de ce document. Par exemple, s'il s'agit d'un logo, vous pouvez indiquer à l'utilisateur où ce logo devrait apparaître.
Date d’expiration	Saisissez la date d’expiration du document ou sélectionnez la flèche de la liste déroulante pour choisir une date dans le calendrier. Une fois la date saisie, utilisez le bouton fléché pour avancer ou repousser la date. Unica Marketing Operations envoie une notification aux propriétaires lorsque le document arrive à expiration, mais celui-ci n’est pas automatiquement marqué comme « expiré ». Lorsque le document arrive à expiration, il est recommandé de l’archiver ou de modifier sa date d’expiration.
Nom version	Saisissez le numéro de version du document. Gardez à l’esprit les points suivants : Par défaut, la version du document est 1.0. Par défaut, chaque version ajoutée après celle-ci incrément le numéro de version. Pour remplacer la valeur par défaut, saisissez votre propre numéro de version.
Fichiers	Cliquez sur Transférer pour ouvrir la fenêtre Ajouter des fichiers de document. Sélectionnez une ou plusieurs cases à cocher. Fichier : spécifiez le fichier de votre document. Ce champ est obligatoire. Aperçu du fichier : vous pouvez souhaiter que les utilisateurs aient accès à l’aperçu du fichier pour des raisons de sécurité, de rapidité ou de commodité. Par exemple, si le fichier source est un fichier Photoshop, vous pouvez fournir un fichier PDF comme aperçu pour permettre aux utilisateurs qui ne disposent pas de Photoshop de l’afficher. Unica vous recommande d’utiliser un fichier PDF, GIF ou JPEG comme aperçu du document. Ce champ est facultatif. Fichier miniature : Vous pouvez transférer une version plus petite du fichier que les utilisateurs voient lorsqu’ils ouvrent le document ou lorsqu’ils consultent leur bibliothèque avec l’affichage Documents miniatures. Ce champ est facultatif. Pour chaque case sélectionnée, accédez au fichier approprié et ajoutez-le à la fenêtre Ajouter des fichiers de document.

Considérations relatives à la sécurité

Pour en savoir plus sur la configuration de la sécurité afin d’autoriser certains utilisateurs à consulter uniquement l’aperçu d’un document, consultez le Guide administrateur d’Unica Marketing Operations. Si vous avez des inquiétudes relatives à la sécurité, vous pouvez envisager d’insérer un filigrane numérique dans l’aperçu du fichier en utilisant une version basse résolution ou toute autre méthode qui protègerait le fichier et n’autoriserait pas sa copie ou son enregistrement.