Approbateurs

Cette partie du formulaire Nouveau processus approbation ou Modifier le processus d’approbation contient une liste d’approbateurs et d’éléments à approuver ainsi que des options permettant de configurer le processus d’approbation.

Liste d’approbateurs

Cette section de la page présente une liste d’approbateurs. Par défaut, ce champ est vide. Pour ajouter des approbateurs, cliquez sur le lien Ajouter des approbateurs.

Gardez à l’esprit les points suivants :

Les approbateurs peuvent êtres des utilisateurs individuels ou des équipes.

Par défaut, les approbateurs sont ajoutés comme Requis.

Champ	Description
Rôle d’approbateur	Un ou plusieurs rôles associés à la tâche d’approbation. Ceux-ci peuvent être chargés automatiquement à partir du modèle utilisé pour créer le projet ou configurés manuellement par le propriétaire du projet. Ce champ n’est pas disponible pour les approbations autonomes.
Nom de l’approbateur	Affiche le nom d’utilisateur de l’approbateur. Vous pouvez utiliser le menu déroulant pour mettre à jour l’approbateur.
Durée par défaut	Affiche une commande de sélection de la durée. Permet de spécifier la durée réelle pour chaque approbateur ou étape d’approbation.
Séquence	Affiche l’ordre dans lequel les approbateurs doivent intervenir. Dans le champ correspondant à chaque approbateur, indiquez des valeurs entières en respectant les règles suivantes. L’affectation d’un même numéro à plusieurs approbateurs signifie que ces approbateurs travaillent en parallèle et qu’ils peuvent répondre simultanément à l’approbation. Lorsque l’utilisateur revient sur cette page, les approbateurs sont répertoriés par numéro de séquence et non par ordre d’ajout à l’approbation. Les numéros de séquence doivent être utilisés pour indiquer l’ordre d’intervention des approbateurs et pour spécifier si ces derniers travaillent en parallèle ou en séquence.
Requis	Sélectionnez la case à cocher située en regard de chaque approbateur devant effectuer une approbation. Lorsque la case d’un approbateur n’est pas sélectionnée, celui-ci est facultatif. N’oubliez pas les points suivants concernant les approbateurs requis. Si un approbateur est requis, l’approbateur suivant dans la séquence ne reçoit pas de notification et ne peut pas répondre tant que l’approbateur actif n’a pas répondu. Si un approbateur requis refuse l’approbation, l’approbateur suivant dans la séquence ne reçoit pas de notification. L’approbation est mise en attente et les propriétaires reçoivent une notification. Si plusieurs approbateurs possèdent le même numéro de séquence (et peuvent donc intervenir simultanément) et si l’un des approbateurs requis refuse l’approbation, le propriétaire de l’approbation reçoit une notification. Cependant, le processus d’approbation se poursuit jusqu’à ce que tous les approbateurs requis du processus simultané aient répondu. Au moins un approbateur doit être défini comme requis. Un utilisateur peut enregistrer l’approbation alors que tous les approbateurs sont facultatifs, mais il ne peut pas démarrer de processus d’approbation. Le système génère en effet un message d’avertissement en cas de tentative de démarrage d’une approbation ne contenant pas d’approbateur requis.
Instructions à l'intention des approbateurs	Ajoutez ici les commentaire ou instructions que l’approbateur pourra voir à l’ouverture de l’approbation. Ce champ n'est pas disponible dans une approbation autonome.
Ajouter des approbateurs	Cliquez sur ce lien pour ouvrir la fenêtre Sélectionner des approbateurs, dans laquelle vous pouvez modifier la liste des approbateurs.

Autres champs

La partie inférieure de la page, située au-dessus de la liste des éléments de l’approbation, présente les autres paramètres d’approbation.

Champ	Description
Sujet	Ajoutez un bref sujet pour l’approbation. Ce texte doit être assez descriptif, étant donné qu’il s’affichera dans la liste d’approbations et vous permettra de différencier les approbations les unes des autres.
La date d’échéance prévue	Saisissez une date prévue à laquelle vous souhaitez que le processus d’approbation soit totalement terminé. Cliquez sur l’icone de calendrier dans la liste déroulante pour choisir une date dans le calendrier. Gardez à l’esprit les points suivants : Ce champ doit être renseigné pour que le processus d’approbation puisse démarrer. En fonction des paramètres de relance du projet, une relance sera envoyée aux approbateurs à la date spécifiée ici. Si l’approbation est séquentielle, la date d’échéance prévue doit être identique à la date du jour plus la somme des valeurs du champ Durée par défaut de chaque approbateur. Si l’approbation est simultanée, la date d’échéance prévue doit être identique à la date du jour plus le maximum des valeurs du champ Durée par défaut de chaque approbateur. Prenons l’exemple de l’ajout des approbateurs suivants à l’approbation. Name Seq. Dur. A 1 1 day B 2 2 days C 3 1 day Si l’approbation débute le 21 juillet 2008, la date d’échéance prévue est le 25 juillet. Si vous définissez la date d’échéance prévue à une date antérieure à celle obtenue par calcul, le système génère une erreur et l’approbation ne peut pas être enregistrée tant que les valeurs des durées et des dates ne conviennent pas. Vous ne pouvez pas démarrer un processus d’approbation si la date d’échéance prévue est passée. La date d’échéance prévue doit d’abord être modifiée à une date ultérieure.
Description	Affiche les détails de l’approbation.
Règles de ré-approbation	Sélectionnez la règle à appliquer pour cette approbation. Vous pouvez redémarrer l’approbation, continuer à partir de l’étape de révision actuelle ou sélectionner les approbateurs devant effectuer une nouvelle révision.
Mesure de disposition requise pour tous les éléments d’approbation	Cette case à cocher détermine si tous les éléments d’approbation doivent être révisés. Si elle est sélectionnée, chaque approbateur doit approuver ou refuser tous les éléments d’approbation.
Autoriser les fichiers joints de commentaires	Cette case à cocher permet d’autoriser les approbateurs à ajouter des fichiers joints de commentaires lorsqu’ils répondent à une approbation. Cette option est activée par défaut.
Activer l'achèvement automatique de l'approbation	Sélectionnez cette case à cocher pour que le système marque l’apporbation Terminée après l’approbation du dernier approbateur. Cette option est n’est pas sélectionnée par défaut.