À propos des approbations

Une approbation est un élément ou un groupe d’éléments que les approbateurs révisent et auquel ils répondent, en l’approuvant, en suggérant des modifications ou en le refusant. Unica Marketing Operations propose deux types de processus d’approbation : les approbations autonomes et les tâches d’approbation des workflows.

Le processus d’approbation représente le cycle de vie d’une approbation. Il est défini par un propriétaire de projet et contient tous les détails concernant les éléments à approuver, la personne devant effectuer cette approbation et le moment auquel elle doit être effectuée. En général, une approbation comporte quatre phases : elle est créée, soumise, active, puis terminée. Le système tient les approbateurs requis informés en leur envoyant des alertes et des e-mails. Les approbateurs peuvent ajouter des commentaires et poser des questions avant de prendre une décision. Et lorsque le processus d’approbation est terminé (qu’il se termine par une approbation ou un refus), le propriétaire de l’approbation ou le réviseur est informé des résultats.

Notez que vous pouvez créer un processus d’approbation sans élément d’approbation auquel les approbateurs peuvent répondre.

Les états d’approbation valides sont les suivants.

Non démarré : un propriétaire crée une approbation, ce qui démarre le processus d’approbation.

En cours : lorsqu’elle est prête, un propriétaire soumet l’approbation, en modifiant son état de Non démarrée à En cours.

Pendant que l’état de l’approbation est En cours, les approbateurs peuvent la réviser, la commenter et y répondre. En outre, si l’approbation est liée à une tâche dans un workflow, son avancement est suivi dans la colonne Pourcentage d’achèvement.

En suspens : un propriétaire peut temporairement interrompre une approbation, si nécessaire, en modifiant son état d’approbation en En suspens.

Annulé : un propriétaire peut annuler l’approbation, en modifiant son état en Annulé.

Terminé : pour marquer l’approbation comme terminée, le propriétaire doit modifier son état en Terminé.

Le propriétaire d’une approbation est la personne qui a créé l’approbation. En général, le propriétaire dispose de toutes les fonctionnalités associées à l’approbation (telles que la capacité de la supprimer ou de modifier son état). Cela peut varier en fonction de la stratégie de sécurité associée à l’approbation.

L’approbateur est la personne qui doit réviser un produit livrable donné et l’approuver ou le refuser. Un approbateur peut être désigné de plusieurs manières :

ajoutez directement la personne au processus d’approbation lui-même ou ;

ajoutez la personne en tant que réviseur au projet. Cette action peut renseigner automatiquement les processus d’approbation créés à partir du workflow, en fonction de la façon dont votre administrateur a configuré les modèles de projet.

On appelle approbateur requis tout approbateur désigné comme requis (par opposition à facultatif). Pour qu’un processus d’approbation puisse être marqué comme terminé, tous les approbateurs requis doivent répondre à l’approbation.

Le nombre rond d’une approbation indique le nombre de soumissions d’une approbation. La première fois qu’un propriétaire d’approbation soumet une approbation, son nombre rond est 1. Le système incrémente le nombre rond chaque fois que l’approbation est à nouveau soumise.